tiistai 2. elokuuta 2005

Spotlight

SpotlightMac OS X 10.4. -käyttöjärjestelmän (Tiger) merkittävimpänä uutena ominaisuutena pidettiin etukäteen Spotlight-hakutoimintoa, joka onkin osoittanut jo muutaman kuukauden käytön jälkeen tehokkuutensa. Spotlightin avulla voi tietokoneelta etsiä hakusanojen avulla mitä tahansa samaan tapaan kuin Internetistä Googlea käyttäen. Spotlight tekee työskentelystä huolettomampaa ja se säästää myös aikaa. Microsoftin beta-vaiheessa olevassa Windows Vistassa on myös samanlainen työpöytähaku integroituna käyttöjärjestelmään.

Nykyään jo hieman vanhentuneelta kalskahtava termi automaattinen tietojenkäsittely (ATK) kertoo edelleen sen, mistä tietokoneiden ja tietojärjestelmien käytössä loppujen lopuksi on kyse: tiedon tallentamisesta ja sen käsittelystä ja jalostamisesta. Tiedon tallennus on nykyvälineillä mutkatonta, ja sitä kertyykin eri muodoissaan (tekstiä sisältävät asiakirjat, kuvat, videoleikkeet, osoitteistot, sähköpostiviestit, kirjanmerkit ym.) tietokoneen kiintolevylle helposti gigatavuittain.

Tallennetun tiedon pitää kuitenkin olla myös helposti löydettävissä. Lisäksi tietojärjestelmän olisi kyettävä esittämään erityyppisen tiedon yhteenkuuluvuus. Esimerkiksi jos haetaan tietoja ajankohtaisesta projektista, haun tuloksena pitäisi olla sähköpostit, joissa asiaa käsitellään, siihen liittyvien yhteyshenkilöiden osoitteet, tekstinkäsittelydokumentit ja taulukot, joissa aiheeseen viitataan ja vaikkapa projektia varten otetut valokuvat.

Aikaisemmin tietokoneen käyttäjän piti itse huolehtia siitä, että tarvittava tieto löytyy helposti. Tämä tehtiin useimmiten luomalla kiintolevylle kansiorakenteita, joiden avulla pyrittiin täyttämään molemmat edellä mainitut vaatimukset tiedon hallinnalle. Käyttäjän piti siitä huolimatta itse muistaa, missä kansiossa halutut tiedostot sijaitsevat. Jokainen onkin varmasti törmännyt tilanteeseen, jossa muisti ei enää toimikaan toivotulla tavalla ja vaihtoehdoiksi on jäänyt kansiorumba, jossa kansioiden sisältöjä selaamalla haetaan haluttua tiedostoa tai käytetään käyttöjärjestelmän hakutoimintoa. Molemmat keinot ovat hitaita. Käyttöjärjestelmien perinteiset hakutoiminnot toimivat siten, että järjestelmä alkaa käskyn saatuaan käymään läpi järjestelmän kansioita ja etsimään haluttua tiedostoa. Spotlightin kaltaiset hakutoiminnot sensijaan keräävät tietoja tiedostojen sijainnista jatkuvasti taustalla omaan indeksiinsä, jolloin haun suorittaminen tapahtuu käytännössä muutamassa sekunnissa.

Spotlightin tekninen toteutus

Spotlight on Tigerissä toteutettu osana käyttöjärjestelmää, mikä tarkoittaa käytännössä sitä, että mikä tahansa sovellus pystyy käyttämään sitä hyväkseen. Windows-järjestelmille tällä hetkellä saatavat työpöytähakutoiminnot ovat erillisiä sovellusohjelmia eiväkä muut ohjelmat näinollen pysty hyödyntämään niitä. Spotlight kerää indeksin tietokoneella olevista tiedoista ja pitää sen jatkuvasti ajantasaisena. Kaikki käyttöjärjestelmän tiedostorakennetta koskevat komennot kulkevat Spotlightin kautta, jolloin varmistetaan indeksin reaaliaikainen päivitys. Spotlightin rajoitteena on kuitenkin se, että se pystyy toistaiseksi indeksoimaan vain tiedostoja. Jos tiedot on koottu tietokantaan, ne jäävät Spotlight haun ulkopuolelle ellei ohjelmiston valmistaja tarjoa erillistä Spotlight-pluginiä tietokannan indeksointiin. Niinpä Spotlight ei toistaiseksi löydä esimerkiksi Microsoftin Entourage-sähköpostiviestejä. Tilanne kuitenkin paranee ohjelmien päivittyessä uudempiin versioihin.

Spotlight indeksoi tiedostoista automaattisesti niiden perustiedot (esim. luontiaika, tiedostonimi, tiedostokoko, tiedostotyyppi, valokuvien exif-tiedot ym.), mutta varsinainen hyöty voidaan maksimoida lisäämällä tiedostoihin ns. metatietoja. Monissa sovellusohjelmissa (mm. Office-ohjelmat ja Photoshop) metatietojen lisääminen on helppoa ja ne tarjoavat valmiita pohjia metatietojen lisäämiseen. Esimerkkejä metatiedoista ovat mm. tekijänoikeustiedot, luokat, avainsanat ja projektit. Perus- ja metatietojen lisäksi Spotlight indeksoi tekstidokumenttien koko sisällön. Niinpä Spotlightin avulla on helppo löytää juuri SE Word-asiakirja, jossa mainitaan sivulla 81 sana Kylmäpihlaja.

Spotlightin käyttö

Spotlightia voi käyttää suoraan monista sovellusohjelmista tai sen voi aktivoida myös työpöydän oikean yläkulman kuvakkeesta, joka on aina käytettävissä:



Haku on reaaliaikainen eli järjestelmä etsii indeksistä tietoja jo ensimmäisen kirjaimen kirjoittamisen jälkeen. Hakutulos tarkentuu siis hakusanan kirjoittamisen aikana ja niinpä tulos on usein näkyvissä heti, kun hakusanat on kirjoitettu Spotlightin hakukenttään:

Spotlight järjestelee tulokset tiedon tyypin mukaan ja tarjoaa esim. kuville ja PDF-tiedostoille kätevän esikatselun. Löydetyt digikuvat voi myös katsella samantien koko ruudun kokoisena diaesityksenä. Hakutulosten tiivistelmän voi avata ikkunaksi näytölle (valitsemalla Näytä kaikki), jolloin tuloksia voi tarkastella ja järjestellä monin eri tavoin.

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti